Lorsque le dirigeant d’une entreprise me contacte, il arrive très souvent avec une idée précise de la solution à mettre en œuvre.
Pourtant, en ressources humaines, la première solution envisagée n’est pas toujours la bonne.
Mon rôle de RRH externalisé consiste avant tout à réaliser un véritable diagnostic RH, afin d’identifier la cause du problème plutôt que de traiter uniquement ses conséquences.
Je vous partage aujourd’hui un retour d’expérience, anonymisé comme d’habitude, qui illustre parfaitement cette approche.
Une demande simple : « Il faut passer nos salariés à temps complet »
En début d’année, une entreprise du sud de Strasbourg me sollicite après avoir constaté une explosion du coût des heures supplémentaires.
Le dirigeant est convaincu d’avoir identifié l’origine du problème.
« Matthieu, il faut absolument faire quelque chose. Nous avons quatre salariés à temps partiel. Il faut les passer à temps complet. Peux tu nous faire les avenants aux contrats de travail ? »
La demande semble logique. Pourtant, avant de modifier les contrats de travail, je préfère comprendre ce qui se passe réellement.
Car en RH, une décision prise trop rapidement peut résoudre un symptôme… sans jamais régler le véritable problème.
Première étape : réaliser un audit RH
Avant toute recommandation, je réalise un audit RH de l’organisation.
J’analyse plusieurs éléments
Je m’intéresse notamment :
- à l’organisation du temps de travail ;
- aux horaires réellement effectués par les équipes ;
- à l’accord sur le temps de travail en vigueur ;
- aux pratiques du service paie ;
- aux besoins opérationnels de l’entreprise.
Très rapidement, plusieurs constats apparaissent.
Premier constat : l’accord sur le temps de travail n’était plus adapté
L’entreprise avait fortement évolué depuis la signature de son accord collectif.
Les horaires qui répondaient aux besoins de l’époque ne correspondaient plus à l’activité actuelle.
Les pics d’activité avaient changé.
L’organisation des équipes également.
Les heures supplémentaires devenaient alors inévitables.
Le problème ne venait donc pas des salariés à temps partiel.
Il provenait d’une organisation du temps de travail devenue inadaptée.
Deuxième constat : les heures supplémentaires étaient mal traitées en paie
L’audit met également en évidence une difficulté plus discrète.
Le service paie appliquait de manière incomplète les dispositions prévues par l’accord collectif concernant le déclenchement et le paiement des heures supplémentaires.
Cette situation créait des erreurs qui augmentaient inutilement le coût du travail tout en générant un risque de non-conformité.
Une simple modification des contrats de travail n’aurait évidemment pas permis de résoudre ce problème.
Troisième constat : les horaires n’étaient pas suffisamment suivis
Dernier élément observé : les horaires de travail faisaient l’objet d’un suivi très limité.
Les dépassements étaient découverts au moment de l’établissement de la paie.
Autrement dit, lorsqu’il était déjà trop tard pour agir.
Sans pilotage régulier du temps de travail, il est difficile d’anticiper les dérives et d’adapter l’organisation.
Les actions mises en place
À l’issue de ce diagnostic, plusieurs actions ont été engagées.
Adapter les contrats de travail
Nous avons augmenté le volume horaire des deux salariés à temps partiel, sans pour autant les faire passer à temps complet.
Cette solution répondait beaucoup mieux aux besoins réels de l’entreprise.
Négocier un nouvel accord sur le temps de travail
L’ancien accord n’étant plus adapté, nous avons négocié un nouvel accord mieux aligné avec l’activité actuelle. L’objectif était de sécuriser juridiquement l’organisation tout en améliorant son efficacité.
Former le service paie
J’ai accompagné les équipes afin de sécuriser l’application des règles relatives aux heures supplémentaires.
Une bonne organisation ne produit ses effets que si les règles sont correctement appliquées.
Mettre en place un véritable suivi des horaires
Enfin, j’ai formé le dirigeant à piloter plus rigoureusement les horaires de travail.
Disposer d’indicateurs fiables permet d’agir avant que les heures supplémentaires ne deviennent un problème.
Les résultats obtenus
À l’issue de la mission, l’entreprise bénéficie désormais :
- d’une organisation du temps de travail adaptée à son activité ;
- d’un accord collectif conforme à ses besoins actuels ;
- d’un traitement sécurisé des heures supplémentaires en paie ;
- d’un meilleur pilotage des horaires de travail ;
- d’une vision plus précise de ses coûts de personnel.
Surtout, elle a évité une décision qui aurait traité un symptôme sans résoudre les causes profondes.
La véritable valeur d’un audit RH
Cette mission illustre parfaitement ce que j’observe régulièrement auprès des dirigeants de TPE et PME.
Ils me sollicitent souvent avec une solution déjà imaginée :
- « Il faut recruter. »
- « Il faut augmenter les effectifs. »
- « Il faut modifier les contrats de travail. »
Dans de nombreux cas, ces solutions répondent à une conséquence plutôt qu’à la véritable origine du problème.
Un audit RH permet justement de prendre du recul, d’analyser les pratiques de l’entreprise et de construire des solutions adaptées, pérennes et juridiquement sécurisées.
C’est précisément l’objectif de mon accompagnement en tant que RRH externalisé : aider les dirigeants à prendre les bonnes décisions RH, en s’appuyant sur des faits, une analyse objective et une parfaite maîtrise du droit social.
Vous rencontrez une problématique similaire ?
Vous avez le sentiment que les heures supplémentaires s’accumulent, que votre organisation n’est plus aussi efficace qu’avant ou que certaines situations RH deviennent difficiles à piloter ?
Avant de prendre une décision qui ne traiterait que les conséquences, prenons le temps d’en comprendre les véritables causes.
Un audit RH permet souvent de mettre en évidence des leviers d’amélioration simples, concrets et durables.
Échangeons sur votre situation. Un premier regard extérieur peut faire toute la différence.
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