Agenda social du CSE : quelles sont les réunions obligatoires ?

Vous avez organisé les élections, votre Comité Social et Économique (CSE) est en place. Très bien.

Maintenant, il va falloir le faire vivre. Et c’est souvent là que les choses se compliquent.

Réunions, consultations, sujets de santé et sécurité, ordre du jour, délais, documents à préparer… Les obligations ne sont pas les mêmes selon l’effectif de votre entreprise et certains événements peuvent également venir bousculer votre calendrier social en cours d’exercice.

Pour éviter les oublis, mon conseil est simple : ne gérez pas votre CSE séance après séance. Construisez votre agenda social sur l’année.

Vous pourrez ainsi anticiper les échéances, préparer les informations nécessaires, réserver du temps dans les agendas et surtout éviter de découvrir une obligation trois jours avant une réunion.

Car oui, même dans une TPE ou une petite PME, le dialogue social demande un minimum d’organisation.

Voyons ce que vous devez prévoir et, surtout, comment construire un calendrier qui fonctionne réellement dans votre entreprise.

Combien de réunions du CSE devez-vous prévoir annuellement ?

Première difficulté : il n’existe pas un calendrier identique pour toutes les entreprises.

La fréquence des réunions dépend notamment de votre effectif. Et le seuil des 50 salariés change sensiblement la donne. Il est de la responsabilité du dirigeant de s’assurer que les assemblées obligatoires ont bien lieu.

Effectif de l’entreprise	Fréquence minimale
11 à 49 salariés	Les membres du CSE sont reçus collectivement par l’employeur au moins une fois par mois
50 à 299 salariés	Le CSE se réunit au moins une fois tous les deux mois
300 salariés et plus	Le CSE se réunit en principe* au moins une fois par mois (*en effet, un accord d’entreprise peut modifier cette fréquence)

Dans cet article, je ferai le focus uniquement sur les entreprises de 11 à 49 salariés et celles de 50 à 299 salariés.

Moins de 300 salariés : des sujets obligatoires à traiter

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, au moins 4 réunions par an doivent également porter, en tout ou partie, sur les questions de santé, sécurité et conditions de travail (SSCT).

Une PME de 70 collaborateurs ne doit donc pas ajouter quatre réunions SSCT aux six ordinaires. Elle peut organiser ses six comités annuels et consacrer une partie d’au moins quatre d’entre eux à ces sujets.

Cela paraît être une nuance. Dans un agenda de dirigeant, c’est loin d’en être une.

Notez que les ordres du jour consacrés à ce sujet pourront être plus importants si votre branche d’activité est soumise à des risques particuliers.

Je pense notamment aux entreprises alsaciennes où la probabilité d’accidents du travail est plus élevée : celles qui effectuent des travaux en hauteur (élagage, ravalement de façade…), les ateliers utilisant des machines de coupe (travail du bois, boucherie/charcuterie…) ou encore les sociétés de transport routier.

Moins de 50 salariés : des séances plus fréquentes, mais un fonctionnement plus simple

Le paradoxe est assez intéressant : une entreprise de 25 salariés doit recevoir ses élus tous les mois, alors qu’une entreprise de 70 salariés peut réunir son comité tous les deux mois.

En revanche, le formalisme n’est pas identique.

Dans une entreprise de moins de 50 salariés, il n’y a notamment pas d’ordre du jour au sens applicable aux entreprises d’au moins 50 salariés, sauf accord d’entreprise le prévoyant. Les élus remettent leurs demandes écrites au plus tard deux jours ouvrables avant la réunion et l’employeur y répond par écrit au plus tard six jours ouvrables après celle-ci.

Mon conseil : ne confondez pas fonctionnement plus léger et absence d’organisation. Bloquez vos 12 créneaux dès le début de l’année. Vous éviterez le classique : « On n’a rien de particulier à se dire, on verra le mois prochain. »

Quelles thématiques intégrer dans le calendrier social de votre CSE ?

À partir de 50 salariés, le calendrier ne sert plus uniquement à déterminer quand réunir les élus. Il faut également réfléchir à ce que vous allez traiter et quand.

Les trois consultations récurrentes à intégrer dans votre calendrier

Trois grandes consultations récurrentes concernent :

• les orientations stratégiques de l’entreprise ;
• la situation économique et financière ;
• la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi.

Un accord d’entreprise peut aménager leur contenu et leur périodicité, dans les limites prévues par la réglementation. À défaut d’accord, ces consultations ont lieu chaque année.

Et c’est précisément ici que le cadencement des réunions devient intéressant.

La loi vous indique les obligations. Elle ne vous impose pas de choisir février plutôt qu’octobre pour parler d’un sujet.

À vous de construire un calendrier cohérent avec la vie de votre entreprise.

Il n’existe pas de « bonne date » universelle

Prenons une PME alsacienne de 60 employés dont l’activité de transformation alimentaire explose à l’approche de Noël.

Positionner une consultation importante mi-décembre sous prétexte qu’il « faut la faire avant la fin de l’année » est rarement une bonne idée. La direction a autre chose en tête, et les managers et les élus sont sous pression.

Même logique en plein mois d’août si une partie de vos interlocuteurs est absente.

Je conseille plutôt de partir des temps forts de votre activité : clôture des comptes, préparation budgétaire, saison haute, congés, projets de recrutement, plan de formation, périodes de forte activité…

Puis de construire le planning des séances autour de cette réalité.

L’objectif n’est pas seulement d’être conforme. C’est d’avoir des réunions auxquelles chacun arrive préparé et pendant lesquelles un véritable échange est possible.

Exemple de programme social au sein d’une PME

Votre calendrier dépendra évidemment de votre activité, de vos accords et des sujets propres à l’entreprise. Mais voici à quoi peut ressembler la logique dans une PME de 50 à 299 salariés :

Période indicative	Réunion / sujets à anticiper
Janvier / février	Réunion CSE + point SSCT* + programmation de l’année
Mars / avril	Réunion CSE + situation économique et financière
Mai / juin	Réunion CSE + point SSCT
Juillet / août	Réunion CSE, en tenant compte des congés et de l’activité
Septembre / octobre	Réunion CSE + point SSCT + orientations stratégiques
Novembre / décembre	Réunion CSE + point SSCT + politique sociale, conditions de travail et emploi

*SSCT : santé, sécurité et conditions de travail

Attention : ce tableau est un exemple d’organisation et non un calendrier légal à reproduire tel quel. Les consultations doivent être positionnées en fonction de la situation de votre entreprise, de vos éventuels accords et des informations nécessaires à la consultation.

N’oubliez pas également de soumettre à consultation lors d’une de vos quatre réunions portant sur la SSCT l’actualisation annuelle de votre Document Unique d’Evaluation des Risques (DUERP).

Votre agenda doit aussi prévoir ce qui n’était pas prévu

Vous avez passé une heure en janvier à construire un magnifique calendrier annuel ?

Mauvaise nouvelle : il ne suffira pas forcément.

Gérer les imprévus

Certains événements imposent en effet de réunir les élus sans attendre la prochaine date inscrite dans votre agenda. C’est notamment le cas, dans les conditions prévues par le Code du travail, après un accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves ou après un événement grave lié à l’activité de l’entreprise ayant porté ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l’environnement. Des représentants du personnel peuvent également demander la tenue d’une réunion sur les sujets de santé, sécurité et conditions de travail à tout moment.

Votre planning doit donc être un cadre, pas un calendrier gravé dans le marbre.

Même chose lorsqu’un projet important apparaît en cours d’année et nécessite l’information ou la consultation du comité : réorganisation, modification importante des conditions de travail, introduction d’une nouvelle technologie, évolution affectant l’emploi…

Le bon réflexe

Dès qu’une décision importante concernant vos employés se prépare, posez-vous la question avant de finaliser le projet. Une consultation n’a plus beaucoup de sens lorsque tout est déjà décidé.

C’est pourquoi le code du travail prévoit que le CSE doit être informé de ce projet de décisions avant les salariés et, le cas échéant, consulté pour qu’il rende un avis (favorable/ défavorable/ sans avis). 

À défaut d’organiser une telle information-consultation, le gérant est passible d’un délit d’entrave. Et surtout, elle peut remettre en question toute votre feuille de route.

Comment sécuriser votre calendrier sans y passer vos soirées ?

Je pourrais vous conseiller un logiciel RH dernier cri.

En réalité, pour une TPE ou une petite PME, un tableau correctement construit et un agenda partagé peuvent parfaitement faire l’affaire.

Ce qui compte, c’est ce que vous mettez dedans.

Anticipez les échéances plutôt que les réunions

Pour chaque séance, prévoyez la date, les sujets récurrents ou les consultations à traiter, les documents à préparer, les personnes à solliciter et les délais à respecter. En effet, pour pouvoir rendre un avis, les membres du CSE doivent avoir en leur possession toutes les informations nécessaires. Ces informations, très souvent chiffrées, peuvent être longues à compiler, mieux vaut donc anticiper.

Ajoutez des alertes bien en amont pour ne rien oublier

Par exemple, dans une entreprise de transport de Colmar de plus de 50 collaborateurs, l’ordre du jour est établi conjointement par le président et le secrétaire du CSE et doit être communiqué au moins trois jours avant la date prévue. 

Pour les rencontres portant sur la santé, la sécurité ou les conditions de travail, l’employeur doit par ailleurs informer une fois par an certains acteurs, notamment l’inspection du travail et le médecin du travail, du calendrier prévisionnel et confirmer la réunion par écrit au moins 15 jours avant.

Si vous commencez à préparer votre comité la veille, vous êtes déjà en retard.

Méfiez-vous des modèles tout faits

Une des erreurs que je rencontre souvent lorsque j’échange avec des dirigeants : penser gagner du temps en téléchargeant un « modèle d’agenda CSE gratuit » sur Internet et l’appliquer sans se demander s’il correspond à l’entreprise.

Un bon calendrier ne se copie pas. Il se construit en fonction de vos enjeux.

Faites vivre votre calendrier après chaque réunion

Une habitude toute simple permet d’éviter beaucoup d’oublis : terminez chaque réunion en préparant déjà la suivante.

• Une action a été décidée ? Notez son responsable et sa date butoir.
• Un sujet doit revenir lors de la prochaine séance ? Positionnez-le immédiatement.
• Une consultation nécessite des données comptables ou RH ? Anticipez leur préparation.

Et une fois les échanges terminés, assurez-vous de la bonne élaboration du PV de séance.

Anticiper la feuille de route du CSE : moins de charge mentale, pas plus de contraintes

Un Comité Social et Économique mal organisé devient vite chronophage.

On cherche les documents au dernier moment. On se demande si la réunion aurait déjà dû avoir lieu. On découvre une consultation alors que le projet d’ordre du jour est presque bouclé. Et chacun finit par le considérer comme une contrainte administrative supplémentaire.

Pourtant, une bonne organisation change complètement la donne.

Une fois les élections terminées, quelques règles de fonctionnement posées et le planning construit, vous savez ce qui doit être fait, quand le faire et ce que vous devez préparer.

Et les rencontres peuvent enfin servir à ce pour quoi elles existent : créer un espace de dialogue social utile entre la direction et les représentants des salariés.